Tutorial  -  Como enviar Orçamento e Documentos por email 
 

O software MAKEMIX NETWORK CATEGORIA PREMIUM passou a permitir envio de orçamento por email a partir da compilação 30/11/2010 facilitando o tramite de envio e a diminuição no gasto de papel impresso. O processo é bem simples e rápido.

Para isto basta ter uma conta de email ( BOL, IG, ITELEFONICA, TERRA) para que se possa utilizar o serviço. Para configuração, o mais fácil é o email do BOL, então de preferência a este.

Então mãos a obra!


Lembrando que este tutorial aplica-se  para os seguintes softwares:

MAKEMIX NETWORK CATEGORIA PREMIUM

CADASTRANDO SUA CONTA DE EMAIL NO MAKEMIX PREMIUM

Na tela de ATENDIMENTO tecle F8=OPÇÕES e vá na opção conforme abaixo.

 

Acesse esta opção.

Na próxima tela, será onde as contas do(s) email(s) da loja serão cadastrados

1 -  Nesta coluna PADRÃO se alguma conta estiver assinalada com um ' X ' ela será automaticamente utilizada no momento de envio do email, não exibindo esta janela de escolha.
2 -  Usuário de email cadastrado.
3 -  F4 e F5 permitem que para cada conta de email, seja criado um cabeçalho e um rodapé. Por exemplo, se tiver uma conta de email no BOL orçamento@bol.com.br  tanto o cabeçalho como rodapé podem conter textos relacionados a orçamentos, como produtos em promoções, condições de pagamento e etc.
4 -  Assunto padrão permite definir um assunto que será exibido toda vez que esta conta for solicitada. Este assunto no momento do envio poderá ser alterado conforme a necessidade.

Para cadastrar uma conta tecle 1 ou INS (INSERT) como indicado abaixo:

A tela de CONTAS DE EMAILS será exibida.

1 - Local onde defini-se o assunto padrão.
2 - Arquivo de Logomarca, permite que coloque no topo do email uma logomarca, o nome do arquivo tem que ter no máximo  8 caracteres já contando a extensão. Pode ser GIF ou JPG. Não crie uma imagem de logomarca grande isso causará demora no envio dos documentos.
3 - Tamanho da fonte do corpo do email, por padrão o tamanho é 2 e pode ser aumentado até 5.
4 - Servidor SMTP: este servidor é informado pelos provedores no momento que se cria o email. Para facilitar o MAKEMIX PREMIUM  já tem os do BOL, IG, ITELEFONICA e TERRA, para selecionar um deles, use ê
5 - Conta: informe seu email completo.
6 - Usuario: informe tudo que tiver no seu email antes do símbolo @
7 - Senha: sua senha que usa para acessar seu email. Importante, não deve ser maior que 20 caracteres.

Se tiver alguma dúvida, use o F1=Ajuda para saber como preencher os campos.

Na imagem acima já exibe a conta cadastrada no MAKEMIX PREMIUM. Agora estamos prontos para enviar nosso ORÇAMENTO por email, para isto acesse a tela de ATENDIMENTO e coloque os itens que deseja constar no orçamento.

Faça o procedimento para emitir um orçamento, ou seja, F5=FECHAR VENDA -> ESCOLHA PARA ENTREGA OU BALCÃO -> INDIQUE UM CLIENTE SE FOR NECESSÁRIO-> EM FORMA DE PAGAMENTO ESCOLHA 7=ORÇAMENTO, será apresentada a tela abaixo:

 

Na opção 4.Enviar por Email  permite enviar o email, mais não salva o orçamento no histórico de ORÇAMENTOS. Assemelha-se a função 2.Somente Imprirmir.

Na opçao 5.Enviar por Email e Gravar, o ORÇAMENTO ficará arquivado no histórico. Assemelha-se a função 1.Gravar e Imprimir Orçamento

Na tela seguinte será exibido o ORÇAMENTO GERADO. O formato do ORÇAMENTO que pode ser usado no EMAIL é gerenciado pelo padrão A4. Este padrão possui diversos formatos, para alterá-los e ver o que melhor se adapta em seu caso, vá em 6.SETUP -> B.CONFIGURAÇÃO DO CUPOM DE VENDA -> Vá em Layout.

 

Antes, o MAKEMIX PREMIUM exibirá o ORÇAMENTO na tela como exibido abaixo

Tecle F2 para ENVIAR POR EMAIL.

Os relatórios que são exibidos na tela antes de serem impressos também podem serem enviados por email usando a mesma tecla F2=ENVIAR POR EMAIL, conforme exibido na figura acima.

A próxima tela aparecerá caso não tenha nenhuma conta definida como padrão

1 - Janela onde se seleciona a conta a ser utilizada para este envio
2 - Selecionando a conta desejada
3 - Escolhendo a conta selecionada
 

A tela a seguir, mostra como o email será enviado e para quem será enviado

1 - Exibe para quem vai o email. O MAKEMIX PREMIUM tenta localizar o email conforme o cliente que esta no orçamento, mais você poderá indicar outro email apagando o que esta digitado e apertando  ê  OU digitando um nome de email. Se o campo Para não tiver preenchido a operação não prossegue.

2 - Observações exclusivamente para o cliente deste email, tipo forma de pagamento proposto, condições de pagamento.

3 - Na mensagem de envio, aperte o 1=ENVIAR E-MAIL...   

Uma mensagem será apresentada caso tenha sucesso no envio ou uma listagem do provável erro será exibida.

IMPORTANTE: sempre verifique se o endereço de email do cliente esta correto, se tiver errado, o sistema pode emitir um aviso de sucesso, pois o sistema não checa se o email existe ou não, ele apenas transmite para o servidor SMTP, que fará as verificações e retornar os erros cabíveis no seu email.

D I C A

Caso precise reenviar um orçamento por email, deverá primeiro restaurar o orçamento na tela de ATENDIMENTO, fazer novamente o procedimento do F5=FECHAVENDA até chegar a opção enviá-lo novamente.

 

Até a próxima!